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Caso de Estudio: Massachusetts Institute of Technology

Acelerando la Innovación para Digitalizar Procesos Administrativos Clave

MIT (Massachusetts Institute of Technology) usa la plataforma de Mendix para desarrollar aplicacionesque mejoran los procesos de negocio. A continuación algunos ejemplos de aplicaciones que hemos desarrollado con MIT.

Vacation Tracker

Necesidad: Anteriormente los empleados mantenían un archivo de Excel personalizado para hacer un seguimiento de devengos y días de vacaciones disponibles. Todas las solicitudes se hacían a través de email. Esto no era un proceso eficiente.

Aplicación: La aplicación permite la visibilidad y gestión de solicitudes de vacaciones dentro de un departamento. Hace seguimiento de devengos, días disponibles y enviar notificaciones por email a los solicitantes y aprobadores. Construido con empresas en mente, la aplicación permite su uso a lo largo de diferentes departamentos y está diseñada tanto para dispositivos móviles como de escritorio.

Project Portfolio

Necesidad: La generación de reportes y métricas de proyectos eran gestionadas a través de Excel, lo cual viene con todos los problemas asociados a sistemas incongruentes.

Aplicación: Un sistema de proyecto que hace seguimiento de las finanzas, hitos, asignación de recursos y riesgos de los proyectos actuales. Este captura nuevas ideas de proyecto, las cuales son presentadas para aprobación y creadas como un nuevo proyecto.

Compensation Merit

Necesidad: Comparar información de distintas fuentes con el propósito de ayudar a HR en la premiación de pagos de Mérito.

Aplicación: Una herramienta utilizada por los líderes de HR para evaluar y determinar la cantidad de distribuciones de mérito a los empleados basándose en el análisis colectivo de información en SAP, SuccessFactors y otros sistemas.

Agreements

Necesidad: Acuerdos entre departamentos se lograban a través de emails y comunicación verbal. Esta estructura informal hacía que el acceso a los acuerdas fuera difícil e ineficiente.

Aplicación: El sistema de acuerdos guarda y muestra todos los acuerdos actuales en un formato accesible y fácil de usar, lo cual ahorra tiempo y recursos.

Time Collection

Necesidad: Mejorar los procesos de registro de tiempo al registrar tiempos en un proyecto. El proceso anterior podía tomar hasta 6 semanas en verse reflejado en el proyecto y resultaba en problemas de presupuesto y reportes.

Aplicación: Un sistema de colección semanal para el uso del equipo de gerentes de proyecto para identificar el tiempo real registrado a todos los proyectos a lo largo de su portafolio, con integración a aplicaciones de gestión de proyectos.

Receipt Capture

Necesidad: La automatización de generación de reportes en cómo se están utilizando los grants de investigación y detener la tarea de “perseguir recibos”  para las transacciones de P-card (Purchasing Card) y emparejarlas a las transacciones financieras equivalentes de SAP.

Aplicación: Una aplicación que permite a los compradores ingresar un recibo de compra al tomar una foto del recibo a través del dispositivo móvil o subiendo una imagen o documento a través de un laptop o computador de escritorio. El recibo pasa a ser revisado por los procesos de aprobación. Una vez es revisado completamente y aprobado, se actualiza el sistema de registros en SAP con aprobación, historial de workflow y el recibo.

Technology Licensing Office

La aplicación fue construida para la Tecnology Licensing Office en MIT. Ellos son los encargados de recibir las aplicaciones de los MIT Inventors para patentar invenciones en los Estados Unidos e internacionalmente.

Necesidad: La oficina buscaba una solución para obtener una forma más fácil para que los inventores aplicaran patentes. Ellos utilizaban un formulario impreso y tenían que enviarlo por correo físico o realizar un scan y enviarlo por email a los inventores alrededor del mundo quienes podrían haber trabajado en la invención. Los oficiales invertían mucho tiempo buscando firmas faltantes en estas aplicaciones de invención. Ellos también buscaban la forma de enviar esta información a la base de datos on-premise (la cual mantenía toda la información de pagos para patentes).

Solución: La aplicación le permite a un MIT Inventor hacer log in e ingresar un nuevo formulario. Actualmente hay 4 tipos de formulario con un 5to a ser añadido próximamente. Una vez la invención es aprobada a ser patentada, si no hay otros inventores (sean MIT o no MIT) reciben un email con instrucciones de dónde ir para firmar la invención. Si no hacen log-in, un email automático es enviado en intervalos de tiempo específicos para recordarle al inventor que lo haga.

La aplicación también le permite a la Oficina de Administradores para TLO  ver qué formularios están abiertos y/o tener documentos subidos al repositorio.

Valor: El TLO ha visto una gran disminución de las aplicaciones de formularios impresos, un ciclo de vida del formulario reducido (desde la aplicación del inventor hasta la generación del patente), y cargas de trabajo menores para la Oficina de Administradores.

Desarrollador
  • Brandon Etheridge